跨部门沟通的有效方法_沟通培训网

沟通培训网 >> 团队沟通 >> 跨部门沟通的有效方法

跨部门沟通的有效方法

[来源:沟通培训网] [作者:团队沟通培训] [日期:11-03-08]

跨部门沟通的有效方法在此阐述,跨部门沟通是组织沟通中最难的一种沟通形式,因为在这里权利不再发挥作用,即使有冲突时也不能被权利所控制,就会直接明显的表现出来。所以跨部门沟通更需要有效的方法。

跨部门沟通的有效方法

如何提高公司内部沟通的有效性以改善运营效率呢?在调研与实践中,沟通培训网发现,许多快速发展的成长型企业,随着市场业务的拓展,部门设置越来越多,职责分工越来越明确。然而,跨部门之间的沟通却越来越难以协调,常常影响公司整体运作效率,令很多企业领导者为之苦恼不已。

沟通培训网指出:因缺乏有效沟通而导致的执行力低下是困扰绝大多数企业的难题,而缺乏有效沟通的一个明显的现象就是部门之间互相扯皮。

在日复一日的日常工作中,无论是管理层还是员工都会逐渐迷失方向,沉浸在各种管理细节中无法自拔。在这种情况下,他们往往会认为自己努力追求的目标完全代表了企业的最大利益,他们对别的部门的工作从不理解慢慢变成失望,甚至演化为敌视。也就是说,部门之间的争斗是企业管理上的痼疾,一般很难避免。

跨部门沟通是很重要的,员工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的40%-50%,而对于高层主管,这个比率会更高。其实有效沟通是很多技巧和方法,使我们可以勇敢地面对各种沟通的障碍,正视人性的弱点,合理应对,达到理想的效果。

方法一:扁平的组织结构

引入项目管理扁平式沟通与协作能提高效率,有统一的项目经理做决定,减少分歧与部门各自为政的心态;

方法二:可以轮换岗位

沟通培训网建议企业应该鼓励岗位轮换,请业务背景的人员担当人力资源、培训、行政、商务管理等支持部门的主管。

比如,IBM、HP近几年在中国市场都有类似实践。摩托罗拉与亚信的CFO对各自市场业务的分析与深度介入,使得这个传统的“后勤”部门与核心业务水乳交融,相得益彰,从而在根本上调整了他们的团队判断问题的角度及行为方式。这样一来,“后勤”部门就能够更多地从市尝从竞争的视角去满足核心业务的需求了。

方法三:提高沟通技能

沟通是管理的血脉,是整合管理所必需的计划、组织、指挥、协调和控制等职能的必要手段,“沟通无处不在”,跨部门沟通尤其要讲究沟通艺术。

所以沟通培训网建议管理者提高沟通技能,包括有效倾听及保持沟通的简洁准确性。公司内部沟通中,大家往往急于表达而疏于倾听。通过多次团队的现场演练、游戏等,笔者观察到,在交流中,如果双方或至少一方多一些专注倾听,适时复述、提问以确认关键信息,并予以适当的反馈,那么沟通的有效性就大大提高了。

方法四:不要嫌麻烦

跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会就没事了,事后应该随时保持联系,主动了解其它部门的工作进度,掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了,而是要主动而持续地沟通,预防问题的发生。

很多人常常抱怨:“事情怎么会这样,为什么不早说?”很多人都有过这样的经验,对方事前都没有主动联系,任由问题扩大,等到无法解决了,才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原,但是如果别人不告诉你,为何你不主动去问对方?

方法五:示范作用

一位职业经理人颇有体会,他说:“你期待员工如何表现,你就要如何表现;你倡导双向沟通、倾听对方,平息部门间冲突,减少内部协调成本,你就要亲历亲为地做给大家看。你认为素质、技能提高和不断学习重要,你就和他们一起去听课,把你读过的好书与他们分享,简单地说,就是去弄,去做,去干。”

方法六:倡导沟通文化

沟通的有效性与企业文化直接相连。没有主管认为持续改革内部沟通不重要,关键在于实际执行。主管人不仅是探路者、指引者和影响者,更重要的是行为者。

如果主管人员从不在电梯或走廊与同事们轻松交谈,当他在员工大会上发表演讲后能听到员工们的热烈反响吗?我看很难!另外,就是建立“客户”应对意识,每一个需要你协助的部门都是你的“客户”,使你的客户满意,是你工作的职责,这不仅仅是制度的约束,未来将成为习惯,也是企业文化的部分。

方法七:整合部门目标

有部门就必然存在部门利益、小团体利益,这是不争的事实。但我们应该整合那种各自为政的部门目标,使部门的各个目标与组织的总目标同心。

如很多大企业给部门设定预算目标时,都采取企业内部的计算依据;这样便于考核,但显然这种内部的计算依据是不面向市场的,也就是说部门的预算目标不是面向市场,而企业是面向市场的,它们的方向就明显地不一致。

跨部门沟通中如果企业设置的指挥棒方向性不一致,直接导致部门和企业的想法不一致,“志不同,不与谋”,故而沟通难以为继。